L’avenir de nos entreprises sera digital

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Le processus s’accélère. L’interaction entre l’entreprise, ses clients, ses distributeurs et ses fournisseurs s’intensifie, se matérialise au travers de connexions, d’actes d’achats et d’expression de jugements. Avec un site et aucun actif matériel, Airbnb a désormais plus de valeur financière que le groupe Accor avec ses hôtels. Il a su simplement répondre à un besoin de débrouille dans l’air du temps, il capitalise sur les avis de ses utilisateurs. L’agilité, la rapidité de prise en compte des attentes, l’anticipation des demandes, la création et le maintien du lien exigent de s’organiser pour être tous plus réactifs.

La digitalisation répond à une exigence du marché, elle permet de gagner et garder des clients et de ne pas se laisser distancer par la concurrence.


Plus vous serez collaboratif, plus vous aurez de chances de réussir votre transformation digitale
.

Etre collaboratif, c’est savoir travailler en équipe, quel que soit la distance managériale ou géographique, se donner les moyens de faire éclore et exprimer les bonnes idées, de les concrétiser. C’est une dynamique, portée par une organisation, favorisée par des outils de communication adaptés, des lieux et aménagements appropriés. C’est faire travailler ensemble les métiers, talents et générations pour que l’innovation puisse tirer le meilleur de l’expérience et de l’envie. C’est le dé-silotage, la capacité à mobiliser en transversal des directions et des métiers qui n’ont pas les réflexes de travailler ensemble.

C’est une organisation qui se mobilise pour atteindre une vision marketing et partagée du développement de la relation client. Qui la réajuste en continu. Un projet qui engage les valeurs d’entreprise

Devenir collaboratif peut impliquer une révolution culturelle. L’entreprise où le petit chef va garder la bonne idée pour lui, ou la faire passer pour sienne, a du souci à se faire. A l’inverse, l’expression déstructurée de certaines start-up gagnera à être supportée et canalisée pour consolider la croissance.

Qui dit « culture d’entreprise » dit « projet d’entreprise », donc porté par la Direction Générale. Tous ceux qui ont réussi le disent : la transformation se concrétise si l’ensemble du board est impliqué, si le management adhère et fait évoluer ses méthodes vers la confiance, si les métiers sont impliqués.


A piloter avec cohésion en transverse

Les collaborateurs sont très sensibles à la cohérence entre annonce et réalité. Lorsque le quotidien est en contradiction avec les principes annoncés, ils prennent du recul, deviennent attentistes voire critiques.

Les effets de levier sont nombreux à appréhender dès le démarrage. Concrètement, prenons l’exemple des outils favorisant la mobilité. Pouvoir « travailler de n’importe où » ne dit pas « en avoir le droit ». La question du télétravail se pose côté DSI et côté RH. Côté RH ? Manager à distance nécessite une adaptation de l’animation et de l’évaluation de son équipe. Il faudra veiller à la cohérence du plan annuel de formation sur ces points.

S’il y a des partenaires sociaux dans l’entreprise, leur consultation est obligatoire, la transformation collaborative est une occasion de dialoguer, de rassurer, d’ajuster les conditions de travail pour favoriser l’efficacité.

L’esprit collaboratif apporte de la cohésion, prend en compte l’intergénérationnel sans être facteur d’exclusion. Il est centré sur le client et le collaborateur.


Les collaborateurs et les usages au centre du projet

Le collaboratif apporte de nouveaux usages, parfois déjà utilisés à la maison pour communiquer à distance avec amis et familles.

Quelle architecture, quels équipements pour accueillir cette évolution des pratiques en entreprises ? Comment décider ?

Les bureaux d’étude guident les choix d’applications et de devices. Parmi eux, les avis sont partagés sur le choix de maintenir en parallèle la téléphonie traditionnelle ou de s’en débarrasser dès le déploiement de la communication unifiée. Est-ce vraiment plus simple, moins cher ? La garder pour tous ou juste certains métiers ? Et quand elle est obligatoire, labos, usines, comment fait-on ? Le standard téléphonique, les agents de centre d’appels n’auraient pas accès au statut de disponibilité ? Ne pourraient pas tchatter pour demander de l’aide ? Et le filtrage si français ? Si les postes sont gardés, comment apporter du confort au collaborateur avec 3 sources possibles d’appels en simultané ? Brider une solution lui permet-elle de rester efficace ?

Quel que soit le choix, maintien ou pas de la téléphonie traditionnelle, il sera possible de s’appeler de PC à PC. Un casque adapté favorise l’adoption des nouveaux usages de communication. Il devient un incontournable du poste de travail collaboratif, le profiler facilite les attributions. C’est un confort pour l’appelant et l’appelé. En Open Space, la meilleure protection sonore est nécessaire, couvrir les 2 oreilles est un must. En bureau fermé, le manager privilégie le speaker et en déplacement l’oreillette.

Le collaboratif est « révolutionnaire », il tient compte des situations de travail : locaux, déplacements, fréquences d’appels, types de réunions. Il priorise l’usage sur le niveau hiérarchique pour définir les profils et les règles d’attributions. Le « haut de gamme » n’est plus lié aux « barrettes » d’échelon.


Etre gourmand de retours d’expérience.

La consultation de succès story, les échanges avec RH et DSI dans les clubs, Forums sur LinkedIn aident à préparer et piloter le projet.

En interne, les collaborateurs ne vont pas exprimer de « besoins » précis. Comment imaginer ce que l’on peut faire sans connaitre les possibilités offertes ? Aidez-les à identifier les opportunités pour les métiers. Réaliser une cartographie des usages est le socle du projet, la matière pour convaincre et former.

Le pilote (POC) est plus qu’un test technique. Faire participer une équipe géographiquement dispersée est un atout pour en faire matérialiser les bénéfices attendus. Le POC est indispensable pour concrétiser la perception des facilités offertes, vivre la possibilité d’être efficaces et proches, finaliser les choix d’équipements pour les métiers. Avec le bon accompagnement, le bon équipement, les plus grognons en sortent convaincus.

Le ressenti des participants est le « brand content » de votre communication. Comme pour AirbnB, ce sont les utilisateurs qui parlent le mieux du service offert.


Accompagner les utilisateurs pour réussir l’adoption

Essayer la communication unifiée est-ce l’adopter ? Oui en général pour les 20% à 30% de collaborateurs qui connaissent déjà, pratiquent à la maison. Les statistiques d’utilisation, inclues dans les applicatifs, indiquent le niveau d’adoption. Il dépend de la cohérence avec l’organisation de l’entreprise, de l’adéquation entre équipement et situation de travail et de l’efficacité de la conduite du changement. La pertinence du plan de communication et de formation est essentielle. L’adoption du collaboratif nécessite de faire moins mais « mieux », c’est-à-dire des actions plus ciblées en se concentrant sur certains groupes. L’exemplarité de son pilotage est la bienvenue en instaurant une communication collaborative.


En communiquant avec un Réseau Social d’Entreprise

Pour développer l’engagement, l’expression et la détection des talents, une plateforme de communication, les forums jouent un rôle majeur. Le réseau interne est le support idéal d’animation des communautés de projet, de métiers. Il sera utile, incitatif et révélateur des forces de l’entreprise. Il est le pouls de l’évolution.

Pour piloter la transformation collaborative, pour guider les utilisateurs grâce une communication efficace et interactive, le RSE a sa place dans la conduite du changement. Il permettra de suivre les questions, de prendre en compte les signes d’insatisfaction et de déclencher les actions correctrices avant et pendant le déploiement de la communication unifiée. Coachés par des animateurs, eux-mêmes régulièrement formés, les managers privilégient vite ce mode de communication qui réduit les mails et libère du temps d’efficacité. Un pas important vers le management par la confiance si utile à l’adoption.
Une adoption réussie du RSE favorise l’adoption des communications unifiées.


Une pédagogie adaptée aux groupes d’usage

Avec la communication unifiée, les RSE, il ne s’agit pas d’un nouveau modèle de téléphone, une nouvelle version d’une appli déjà utilisée. Pour certains, c’est un nouvel usage, une façon très différente de travailler. L’adoption vient quand le « A quoi ça sert » et le « qu’est-ce que ça va m’apporter au quotidien ? » sont compris avant de s’intéresser au « Comment ça marche ? ».

Donc fournir quelques notices ne suffit pas. Les formations plénières coûtent cher et ont montré leur limite, à part pour les secrétariats qui se déplacent encore et l’attendent. Les dirigeants et les managers n’apprécient pas le e-learning, encore moins de montrer qu’ils ne savent pas lors de show room avec leur équipe. Ils ont besoin d’être coachés, et que l’on respecte la préséance. Le floorwalking donne d’excellents résultats. Il peut être complexe à mettre en place dans un environnement multi-sites international.

L’accompagnement sera défini, comme du marketing interne, pour répondre aux groupes d’usages et leurs attentes spécifiques. Il sera ajusté à la culture de l’entreprise, tiendra compte de son organisation et de ses ressources, du chemin à parcourir.


Etes-vous prêts ?

Le collaboratif, les communications unifiées, deviennent notre quotidien. En bousculant les usages, les à-priori, l’humain est remis au centre de l’entreprise. C’est une belle aventure à partager. Ensemble.

source : comncollab.fr

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